Fangen wir vorne an. Ein Bit ist 0 oder 1. Ein Schalter = eine Entscheidung – ganz gleich wie viel Klugheit dafür nötig ist. Solch einen Schalter können Sie als Entscheidungspunkt verstehen. Und wenn Sie nur genug Schalter verwenden, können Sie jeden Job mit IF ELSE abbilden. Und das Gute ist: jemand hat auch Ihren Job schon in Maschinensprache übersetzt.
Im allgemeinen Kontext ist vor allem K.I. als Buzzword völlig missverständlich verwendet. Klar, wir wünschen uns eine Supermaschine, die jede Aufgabe löst. Ein bisschen Angst haben davor aber auch. Sie wird kommen, aber bis dahin sollten wir die Systeme nutzen, die bereits vorhanden sind oder eben mit wenigen Klicks eigene Systeme entwickeln.
If, than or else kann fast Alles abbilden
Wenn eine Sache passiert, solle eine nächste Handlung getriggert werden. Damit kann man schon viele Prozesse abbilden. Zum Beispiel: es trifft eine Mail ein mit bestimmtem Schlagwort im Betreff und darauf wird eine entsprechende Antwort geliefert.
Wenn wir jetzt noch „what if“ einführen, also eine Bewertung in die Entscheidung einbeziehen öffnen sich unbegrenzte Möglichkeiten. Programmierung kann Alles abbilden, aber wir brauchen selten alle Optionen.
Wenn Sie Interesse an Entwicklung haben, dann schildern Sie mal Chat GPT ihren Arbeitsprozess und bitten ihn ein Skript dafür zu schreiben, was sie lokal in Excel oder online in GSheet einbinden und ausführen können. Lassen Sie sich verblüffen, wie gut diese K.I. diesen Job schon erledigen kann. Aber auch eigene Softwarelösungen sind nur so gut, wie Ihre Datenarchitektur.
Wo sind die Daten und wer kann Sie verarbeiten?
Die größte Hürden in der Realität sind gewachsene Strukturen und die MÜSSEN aufgebrochen werden. Ich sehe überall doppelte Datenbanken und Excellisten, die per E-Mail in 4.236 Versionen dupliziert werden. Es ist eine elementare Grundlage, dass alle kollaborativ verwendeten Datensätze zentral bearbeitet werden. Sie brauchen einen Mainframe, entweder bei Google oder Microsoft in der coolen cloud oder aufwendig im Keller mit 100% Sicherheit und Glasfaseranbindung. Sorry.
Haben Sie das ist die Automatisierung von Prozessen beinahe ein Kinderspiel. Im Folgenden eine kleine Auswahl an Drag-and-Drop-Automatisierungs-Tools, die den Einstieg spielerisch ermöglichen. Insbesondere wenn Mails und Daten schon bei einem der großen Anbieter verwaltet werden.
Beispiel: Mail-Verteilung und Auto-Antworten
Hier liegt aus meiner Sicht einer der besten Ansatzpunkte, denn je nach Unternehmen ist die reine Zahl der zu bearbeitenden Anfragen schon ein Problem. Und meist lassen sich diese ankommenden Mails in wenige Kategorien packen und dann Stück für Stück durch perfekte und personalisierte Auto-Antworten ersetzen. Wie viel Kapazität können Sie damit allein wohl freimachen?
Und dann wechseln Sie mal die perspektive und erleben aus Kundensicht, wie Ihre Anfrage in Sekunden beantwortet ist. Automatisierung macht nur Sinn, wenn die Maschine den Job besser und schneller erledigen kann, als ein guter Mensch. Diese zwei Punkte sollten die Sinnhaftigkeit umzudenken verdeutlichen.
Aber wo anfangen und womit. Finden Sie raus, welches Plattformen am ehesten mit den von Ihnen eingesetzten System zusammenpassen. Oft gibt es starke Kooperationen und machen Sie sich nicht abhängig von einem Anbieter. Folgend ein paar Tools mit denen wir bereits experimentiert haben.
Das passende Tool finden
Neue Softwarelösungen entstehen oft schneller als dass man sie erfinden kann. Irgendjemand hatte das exakt gleiche Problem wie Sie womöglich schon und hat irgendwo in GitHub ein Skript dafür geschrieben.
Über den Einsatzort finden Sie meist das beste Tool. Bei welchem Anbieter finden Sie die Logos und Schlagwörter, die auch in Ihrem Arbeitsalltag die wichtigsten Rollen spielen. Dort sind Sie am besten aufgehoben. Wo, aus unserer bescheidenen Meinung, anfangen sollten:
- Zapier: Insbesondere im Marketingkontext führend, weil fast alle existierenden Werkzeuge bereits integriert sind.
- Odoo: Günstige Open Source Alternative mit den üblichen Kompromissen.
- IFTTT: Das älteste Tool dieser Art und immer noch sehr gut aufgestellt, wenn es um die Vielseitigkeit geht.
- Zoho Flow: Hat als kleines Projekt begonnen und bildet heute neben der Automation auch Abrechnungslösungen und ein eigenes CRM als Gesamtlösung
- Automate.io: Für alle, die Notion nutzen wahrscheinlich die beste Wahl.
Nutzen Sie Youtube: irgendjemand hat schon ein Tutorial gemacht für genau die Implementierung, die Sie vorhaben! Starten Sie und probieren Sie einige Dinge aus und ich verspreche, Sie werden Freude daran haben!
