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Automate Everything außer Kreativität

Es gibt noch keine Maschine, die wie von Zauberhand alle Dinge regelt! Aber es gibt tausende Maschinen, die ihre Jobs wesentlich effizienter erledigen, als wir Menschen. Jetzt ist die Zeit die Effizienz für Ihr Unternehmen zu nutzen. Ein dummes Beispiel als Erstes:

„Hey K.I., mach mir einen Gutschein für eine Lampe“

Habe ich die Tage so als Wunsch gehört. Soweit, dass ein Tool das befriedigend löst, sind wir leider noch nicht. Ich, als Agenturberater, würde auch erstmal Rückfragen stellen. Für wen ist das denn? Was für Lampen glaubst du mag sie oder er? Hast du ein Motiv im Kopf? Ich denke an ein Landhauswohnzimmer mit einem schönen Paar Dekolampen als Motiv.

Ich würde auch immer InDesign nutzen, um Kontrolle über die Schrift zu haben, etc. Aber selbst ohne eigene Idee und ohne Profi-Tools, kann man kostenlose Online-Tools und K.I. kombinieren, um das zu erledigen:

  1. Google-Suche für Inspiration („Gutschein Design Interieur„) nutzen
  2. Chat GPT nach kreativen/lustigen Motivideen für Lampen-Gutscheine fragen und Midjourney-Prompt erzeugen
  3. Midjourney für Bilderzeugung nutzen
  4. Canva online verwenden, um den Gutschein zu basteln

Am längsten hat es für mich gebraucht in Canva zu verstehen, wie ich das Hintergrundbild wechsele. Und die ersten 3 Schritte in diesem Prozess sind fehlender Kreativität geschuldet, denn Canva hat einen Extra-Geschenk-Gutschein-Designer. Ein persönliches Motiv macht es immer besser und für die meisten „Jobs“ gibt es passende Tools.

aber man kann selbst in der kostenlosen-Version auch Druck-PDFs herunterladen, wenn auch sehr schlecht gerendert, aber so funktioniert es überall. Qualität kostet extra.

Fazit: so lange es gedauert hat diesen Absatz zu schreiben, so lange hat auch der Prozess der Erstellung gedauert. Was mich ehrlich fasziniert ist wie viele Menschen den Unterschied zwischen Werkzeug und K.I. und Automatisierung durcheinanderbringen.

K.I. ungleich Automatisierung

Jeden Prozess, den ich in menschlicher Sprache in einer Aufzählung bringen, kann, den kann ich auch automatisieren. Aber was wäre hier der Auslöser, also der Trigger für den Start des Prozesses? Wie oft brauche ich den Prozess und wie viel Kreativität ist notwendig? In dem obigen Beispiel fängt Canva den kreativen Prozess perfekt ab, in dem es für diesen Job direkt fertige Templates anbietet und ich nur noch aus einer begrenzten Auswahl wählen kann, und mit 3 Personalisierungen ist der Job erledigt.

Wenn der Trigger ist: „Hey K.I., mach mir einen Gutschein für eine Lampe“, dann wäre die beste Antwort der Maschine: „Hast du schon einer dieser 3 Template-Services probiert?“ die Beste. Aber soweit sind wir leider auch noch nicht. Um einen guten, persönlichen Gutschein zu entwerfen, braucht es Nähe, die aus dem unausgesprochenen Kontext menschlicher Beziehungen entsteht. Der Computer fragt nicht: „Für wen ist der Gutschein?“ Und mit einem Namen könnte er auch nichts anfangen.

Jeder Prozess, der durch eine menschliche Hand geht kostet Hunderte Euro

Im unternehmerischen Kontext kostet menschliche Arbeit Geld. Und um das dumme Beispiel aufzugreifen, wenn Sie mich Fragen, ob ich Ihnen einen Gutschein, wie den da oben gestalte, werden Sie über den Preis schockiert sein. Denn ich werde intensiv nachdenken, welche Botschaften wir mitsenden, wo wir den Gutschein verteilen, welche Marketing-Aktionen damit verbinden werden sollten und im Zweifel brauchen wir drei Schleifen mit der Corporate Identity-Abteilung, weil die Farben des Motivs nicht 100% druckbar sind.

Wenn ich also predige: „Automate Everything“, dann meine ich explizit die heute schon völlig automatisierbaren Prozesse in Ihrem Unternehmen. Damit Sie oder Ihre Mitarbeiter Zeit haben, nachzudenken. Es sind insbesondere die gehassten Jobs, die sich am leichtesten Automatisieren lassen – einfach aufgrund von stumpfer Wiederholung. Jeden Prozess, den man schrittweise zu Papier bringen kann, den kann man auch in Maschinensprache übersetzen. Und einmal übersetzte Prozess laufen unterbrechungsfrei und immer Fehler passieren nur im Setup, nicht in der Erfüllung der Aufgabe.

Bis es einen kompletten Design K.I.-Bot haben, der neben Gutscheinen auch andere Drucksachen selbstständig entwickeln und in Variationen auswerfen kann, ist sicher 2030.

Gutes Beispiel für Alle: Zahlen-Reporting

Weil auch ich in der Gegenwart lebe und SQL nicht meine Mutterspache ist, landen einige Zahlen hier in Google-Sheets, also Excel-Listen. So ist einfach die Realität. Und obwohl ich die ganze Unternehmung .digital auf Automatisierung ausgelegt habe, ist ein Job übrig geblieben:

  • Einmal im Monat Tabelle öffnen
  • ein Blick in Spalte X und die letzten 5-7 Zeilen werfen
  • Wenn die Zahlen in der Addition unter einem Schwellenwert Y sind,
  • … dann Handlung Z ausführen

Das habe ich sicher 500 Mal erledigt, ohne zu bemerken, was ich da mache. Stupide Wiederholung, die mich einfach nur bremst, denn am Ende war die Quote der Handlung bei unter 10% der Fälle. Ich habe keine Ahnung von Google Sheet Programmierung, und das sage ich sehr offen, um bei Ihnen die innere Tür zu öffnen Prozesse zu definieren und dann nach Automatisierungen zu suchen und einfach auszuprobieren.

Google Appscript programmieren: ein Selbstversuch

Vorab: ich habe zwar nicht Informatik studiert, aber mich immer wieder mit verschiedenen Programmiersprachen beschäftigt. Aber, ich bin kein Entwickler, habe nur keine Angst mich einfach wild in neue Umgebungen zu schmeißen. Also, selbe Logik, wie oben:

  1. Google-Suche für den Überblick („Dokumentation„) nutzen und auf die offizielle Doku von Google stoßen, wo gleich Vorlagen für E-Mail-Templates sowie andere hilfreiche Links drin sind. Wo ist überhaupt das App Script?
  2. Chat GPT fragen, ob er helfen kann: siehe Screenshots
  3. Ausprobieren!

IF letzte Zelle der Spalte F < 100, dann E-Mail an Fabian.

Da ist Chat GPT schon verrückt gut. Der Code hat im ersten Anlauf funktioniert und ist nun die Basis für weitere Reportings. Sie sehen die gute Kommentierung des Codes, was es einfach macht, die entsprechenden Stellen zu individualisieren und die Funktionalität zu erweitern.

Wenn Sie also einen Reportingprozess haben, der händische IF > ELSE-Abgleiche enthält, lassen Sie sich von K.I. helfen, diese Prozesse zu automatisieren! So wie beim schlechten Beispiel der Einladungskarte hat es ebenso lange gedauert, diese Funktion zu programmieren, wie diesen Absatz dazu zu schreiben. Unglaublich. Ein Prozess weniger unter Hunderten, die noch darauf warten vollautomatisiert zu werden.

Beispiel aus unserer Praxis: Social Media Interaktion

Damit hat alles angefangen: Social-Media-Interaktion, ein absolut elementar wichtiger Job für Instagram und Co., der gleichzeitig furchtbar stupide und zeitraubend ist. Jedem neuen Follower eine kurze Nachricht zu schicken ist ne schöne Geste, aber wenn das ein Mensch macht, nimmt das ihm ein paar Prozent des Tages. Und neben Zeit vor allem Konzentration.

Die Interaktion war der erste Prozess, den wir automatisiert haben und dieser spezielle Job des Willkommenstexts ist quasi ein Abfallprodukt und kann ziemlich selbstverständlich nebenbei erledigt werden. Hauptsächlich geht es darum Business-Accounts zu beleben und für den Algorythmus zu arbeiten, indem die Zielgruppe gezielt angetippt wird.

Projektwebseite: nextpr.digital

Daraus ist earni geboren, der Instagram Social-Media-Praktikant als Dienstleistung. Das ist natürlich ein etwas komplexerer Job, als das reine Reporting von Zahlen aus einer Excel-Liste, aber am Ende auch nur sehr viele IF-ELSE-Funktionen zusammengeführt. Das ist jetzt offene Werbung für den kleinen Roboter, der gegen Meta und seine Einschränkung der organischen Reichweite kämpft. Hier soll er allerdings als Beispiel dienen:

Welchen Prozess können Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren?

E-Mail-Newsletter-Automatisierungen

Ein weiteres Beispiel sind newschool Webformulare, die einen PDF Whitepaper gegen die Eingabe der eigenen E-Mail-Adresse versprechen. Und was passiert, wenn sich jemand einträgt? Ein Mitarbeiter verschickt händisch vorbereitete E-Mails mit PDF im Anhang. Ich weiß, dass es so gemacht wird. Und schlimmer. Und das ist sicherlich nur die Spitze des Eisbergs. Wenn Sie simple Prozesse in Ihrem Unternehmen haben, sollte die erste Priorität deren Automatisierung sein.

Und für das Beispiel Newsletter können Sie jeden der Top-10 Services (z.B. Mailpoet in WordPress oder Mailchimp als eigenständige Lösung) verwenden, die alle Funktionen rund um eine Customer Journey bieten. Aber um alle diese Automatisierungen von alleine Arbeiten zu lassen, müssen die Prozesse dahinter sauber definiert sein und alle technischen Grundvoraussetzungen gegeben sein:

  • Haben Sie alle Daten zentral und online abrufbar/bearbeitbar vorliegen?
  • Können Sie Massen-E-Mails über ihr Postfach versenden, und wie viele?
  • SPF oder cloud-Mailing sinnvoll?
  • Hat der Mail-Dienst Zugriff auf neue Produkte/Beiträge, etc.?

Automate Everything, but…

Es geht immer erst um den Prozess und die Automatisierung dauert im Zweifel ein paar Minuten oder Stunden. Und natürlich automatisieren wir Prozesse nur aus zwei Gründen: um den Prozess zu perfektionieren und menschliche Kapazität freizuräumen. Über die letzten 3 Jahre haben wir bereits viele Agenturprozesse automatisiert, also digitalisiert hoch 3. Dass alle Assets digitalisiert vorhanden sein müssen, ist Voraussetzung, dem Computer die Aufgabe zu übertragen. Und dann müssen wir uns diesen Prozessen auch unterordnen.

TLDR: Nicht jede Aufgabe sollte automatisiert werden. Kreativität kann der Computer nur in Teilbereichen gut, große Branchenspezifische Zusammenhänge kennt er nicht. Aber im Zweifel kann Ihnen ein 5-Minuten Google App-Script Hunderte Mitarbeiterstunden einsparen.

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