Ich erlebe es jeden Tag im Alltag. Unternehmensdaten liegen überall, aber selten zentral. Bei next PR haben wir viele Lösungen probiert und auch nach wie vor einen lokalen Backup-Speicher in Form eines NAS-Systems. Wenn alle im lokalen Netzwerk sind, funktioniert das gut, aber sobald viele von extern auf den lokalen Speicher zugreifen ist die Firmeninternetleitung der Flaschenhals.
Wir haben uns aus verschiedenen Gründen für Googles-Lösung entschieden, auch wenn diese mit 10 Euro pro Mitarbeiteraccount pro Monat auch nicht die Budget-Lösungen ist. Aber ab 5 Accounts spendiert Google „unbegrenzten“ cloud-Speicher sowie andere Features. Die Integration (Google Drive for Desktop) funktioniert auch einfach und problemlos.
Aber die Wahl des richtigen Tools ist nur der erste Schritt. Ich empfehle auch die Microsoft-Lösung, wenn Sie hauptsächlich mit Outlook, Word und Co. auf lokalen Windows-PCs arbeiten, ist das die einfachste Wahl, da alles relativ nativ integriert wird. Im Agenturumfeld springen wir viel zwischen Windows, Mac und heute sogar Linux. Privat nutze ich zwar lieber Firefox als Chrome, aber der Google-Browser macht das Arbeiten egal von welchem, Rechner angenehm. Alle Webanwendung von Drive bis Slides funktionieren okay genug, um sie wirklich zu benutzen. Trotzdem starte ich Powerpoint, um Unternehmens-Präsentationen zu entwickeln. Es sind nur Werkzeuge und jedes hat seinen ganz speziellen Einsatzzweck.
Daten, Mails & Passwörter: es geht um die Organisation
Es ist wirklich egal, welche cloud-Lösung Sie wählen. Entscheidend ist die eigene ebenso wie die gemeinschaftliche Verpflichtung zur Ordnung. Natürlich landen Dateien lokal auf Ihrem Rechner und je nach Internetverbindung können Sie die 250MB PSD auch nicht vom cloud-Drive öffnen, aber es sollte trotzdem die Regel bleiben, aber wenn Zwischenspeicherlösungen sein müssen, da muss auch die Ablage Teil des Jobs sein. Geänderte Datei wieder hochladen, Assets ablegen und fertige Output-Daten richtig ablegen.
Inventur: Ich arbeite mit chaotischen Download und Desktop-Ordnern, aber ich mache auch jede Woche Inventur, lege Daten in die cloud und lösche den Rest. Ein bisschen Chaos ist okay, aber alle müssen immer Zugriff auf die gleichen Daten haben. Excel-Listen, die im Team bearbeitet werden, dürfen 2023 einfach nicht mehr per E-Mail verschickt werden. Es gibt eine Datei. Punkt. Ja, es gibt immer Ausnahmen, aber 8 Excel-Listen für den gleichen Datensatz ist keine Art der dezentralen kollaborativen Arbeit.
Struktur: etablieren Sie eine Dateistruktur, die immer gleich verwendet wird. Zwei Regeln: so wenige Ordner, wie irgendiwe möglich pro Ebene. In der Tiefe gibt es keine Beschränkungen. Ansonsten ist es völlig egal, wie Sie Ihre Ordner sortieren. Speicherplatz sollte kein Problem darstellen.
FTP oder doch BTX?
Die Zukunft ist schon da, aber natürlich muss die technische Ausstattung sowie der Umgang mit der verwendeten Software auf aktuellem Niveau sein. Ja, das Fax und auch FTP hat heute noch Relevanz und ich frage keinen Teenager, ob er mir ein Fax verschickt und ich erwarte von niemandem ohne Entwickler-Hintergrund eine FTP Verbindung zu etablieren. Alles andere kann man sehr schnell lernen.
Ein Beispiel ist die Art wie ein Kunde Fotos und Videos ablegt. Sie haben viel Webspace und dachte es sei die beste Idee alle Fotos und Videos dort zu archivieren oder zur Verfügung zu stellen. Kann man machen, aber nein. Und was passiert, wenn ein neuer Partner Videos schneiden soll. Nicht etwa bekommt er Zugang zum Server, nein: eine Person sucht Material heraus und schickt es per We-Transfer in 3 Paketen. Ich betone es hier mal sehr klar. 40% der Kapazität von Mitarbeitern ist Copy/Paste in irgendeiner Form.
Doppelte Dateien sollten ebenso verboten werden, wie Diesel-Verbrenner. Es ist drastisch, aber der beschriebene Job, sollte eine Freigabe per Rechtsklick im entsprechenden Ordner sein. Und das gilt für Einzelunternehmen ebenso wie für große Organisationen.
G-Drive, icloud oder OneDrive?
Bleiben Sie in Ihrem Kosmos! Wenn Sie in einer Deutschen Unternehmensstruktur arbeiten liegen die Chance bei 85%, dass Sie im Windows-Kosmos arbeiten. Und Microsoft macht das gut mit seinem One-Drive, insbesondere durch die native Integration in den Windows-Explorer. Arbeiten Sie am MAC-kann die icloud Sinn ergeben, aber finanziell aus dem Ruder laufen, wenn Sie sehr viel Speicher brauchen!
Einheitliche Ablage mit klar kommunizierten Regeln
Die technischen Voraussetzungen sind wesentlich weniger wichtig als die richtige und konsequente Einhaltung der wenigen Regeln.
- So wenige Ordner auf der ersten Ebene, wie möglich!
- Alle arbeiten immer im gleichen „Ordner“
- _obsolet-Ordner hilft Ordnung zu halten (alles unklare einfach reinschieben, bis es jemand vermisst und dann findet er es dort und kann es ordentlich ablegen)
- Klare Freigabe- & Rechtestrukturen: Wer hat Zugriff und wer darf Daten verändern?
Schauen Sie gerne mal in unseren Cloud-Ordner. Unsere Kundenordner organisieren wir ebenso, so dass wir bei jeglicher Produktion alle Daten griffbereit haben. Was Sie uns schicken, legen wir so ab und archivieren es bis in die Ewigkeit.
Das ist kein tolles Geheimrezept, aber ganz offenbar nicht selbstverständlich. Das interessanteste am Agenturbetrieb ist der Einblick in so viele Unternehmenskonzepte und Strukturen. Und tatsächlich sehe ich sehr selten wirklich gut organisierte Unternehmen. Glauben Sie mir, die Arbeit es einmal richtig aufzusetzen, zu kommunizieren und dann zu trainieren lohnt sich. Die Arbeit wird einfach und vor allem: effektiver.
